Mappar kan användas för att begränsa sikten på dokument för användare. Att skapa mappar gör det lättare att hantera avtal, söka efter dokument på ett konto och möjliggöra begränsning av användningsrättigheter.
Administratörer kan tilldela varje Medlem åtkomst till endast de nödvändiga mapparna och arkiverade dokumenten. HR-avdelningen kan ha en separat HR-mapp där anställningsavtal lagras, medan säljare kan lagra offerter och orderbekräftelser i sina egna mappar. Genom mappar och undermappar har endast vissa användare tillgång till dokument. Avancerade delningsfunktioner gör det enkelt att dela dokument och mappar mellan kontoanvändare.
Skapa en mappstruktur
Administratörer kan skapa nya mappar i avsnittet "Dina dokument" och avsnittet "Skapa dokument". När en ny mapp har skapats kan administratörer ange vem som har tillgång till den mappen, det vill säga vem eller vilka användare som kan se de dokument som lagras i mappen.
Förutom huvudmappar är det möjligt att skapa undermappar under huvudmappar. Endast administratörer kan skapa huvudmappar, men alla användare som har tillgång till den huvudmappen kan också skapa undermappar under den. Exempelvis kan säljare lagra sina egna orderbekräftelser under huvudmappen Försäljningskontrakt i sina egna undermappar.
Skapa undermappar under huvudmappar
Administratörer kan skapa nya rotmappar i avsnittet Skapa mapp i avsnittet Dina dokument.
Ladda upp din PDF-fil till tjänsten.
Huvudmappen, som du kan klicka på för att visa de dokument som lagras där, och undermapparna under huvudmappen
4. Namn på huvudmappen.
5. Skapa en ny undermapp under huvudmappen. Undermappar kan också skapas av användare som har behörighet till mappen.
6. En undermapp under huvudmappen.
Flytta dokument från en mapp till en annan
Du kan flytta ett dokument till eller från en mapp genom att klicka på det dokument du vill ha i avsnittet Dina dokument och välja Flytta till mapp från rullgardinsmenyn som öppnas till höger.
Nyckelord: mapp, mappstruktur, lagring, rättigheter, dokumentsynlighet