Ett konto med ett aktivt abonnemang kan ha ett obegränsat antal användare. Men antalet användare som har behörighet att upprätta dokument är begränsade till det antal som anges i ert abonnemang (dessa kallas användare med "författarbehörighet").

Vill ni inte att alla användare ska ha samma behörigheter avseende hantering och tillgång i arkivet, rekommenderar vi att ni begränsar användarnas tillgång till arkivet genom att ge användarna olika s.k. användarroller. Behörigheten att skapa dokument i tjänsten kan bestämmas för varje användare, oavsett användarens roll.

Läs mer om:

Administratörer kan hantera alla användarbehörigheter under inställningar.

1. Under "Inställningar" klickar du dig till ”Användare”, och här får du en lista där du kan välja mellan de användare vars behörigheter du vill redigera.

2. Här kan du ange vilken roll användaren ska ha.

1. Under "Inställningar" kan du gå till ”Roller” och därefter klicka in ”Lägg till roll”.

2. Namnge rollen och välj den mapp/mappar och/eller de mappgrupper du vill att rollen ska få tillgång till. I den här vyn kan du även redigera, ta bort och lägga till nya mappar enligt behov. Slutligen klickar du in ”Spara” för att behålla alla dina inställningar.

Även om dokumentens synlighet är begränsad, har alla användare alltid tillgång till de dokument de själva skapar.
​
​OBS! För att kunna se ett visst dokument måste användaren ha tillgång till alla mappar som dokumentet är arkiverat i.

3. Nu är skapandet av rollen klart! Under fliken ”Användare” kan du sedan delegera den skapade rollen till en person genom att klicka på användarens namn samt välja rollen från menyn.

Samtidigt kan du ange huruvida användaren har behörighet att skapa dokument i tjänsten. Om användaren inte har behörighet att upprätta dokument är funktionen ”Skapa dokument” inaktiverad, men personen i fråga kommer fortfarande ha åtkomst till arkivet och e-signering.

När du bjuder in en ny användare till ditt workspace får du upp samma fönster, där du kan välja vilken roll användaren ska tilldelas och om personen har behörighet att skapa dokument.

Du kan begränsa vad de olika rollerna har tillgång till genom att redigera användarrollerna. Det betyder att alla inte har samma rättigheter och att alla dokument inte är synliga för alla. Även om synligheten är begränsad har alla användare, som tidigare sagts, tillgång till de dokument de själva skapar.

Sökord: mapp, användare, användarroll, roll, arkiv, författarberättighet, författarbehörighet, hantera, synlighet, begränsa, skaparbehörighet, rättighet, användargrad, rätt