I denna artikel förklarar vilka typer av information och metadata du kan och bör spara för ett dokument, så att du enkelt kan filtrera dokument i olika vyer.
Vad är metadata?
Rent språkligt så betyder metadata information om information. Metadatan gör att du kan söka efter dokument baserat på dokumentets metadata. Metadata kan t.ex. vara dokumentets status, ägare, skapelse- och uppdateringsdatum. Du kan dessutom se var dokumentet är lagrat och gå direkt till mappen för dokumentet genom att klicka på mappnamnet.
Att lägga till metadata i ett dokument hjälper dig att hitta dokument och filtrera dokument i Docue Drive. Med metadata kan du filtrera dokument i olika vyer som alla användare av kontot kan använda. Genom att lägga till metadata kan du till exempel filtrera alla tidsbegränsade avtal, alla avtal med bilagor eller alla avtal på svenska till sina egna vyer vilket förbättra arkivhanteringen och göra det enklare att hitta dokument.
Var hittar jag metadata?
Genom at klicka på dokumentnamnet av det dokument du vill kolla på så kommer du få fram ett dokumentkort där du kan se ytterligare information och metadata kring dokumentet. Här kan du även lägga till ytterligare information om du så önskar genom att klicka på "lägg till information".
Ytterligare metadata
Det är möjligt att lägga till metadata om du öppnar menyn via knappen "+Lägg till metadata". Det är värt att lägga till ytterligare metadata om du behöver söka efter dokument, till exempel baserat på signeringsdatum eller annan information.
Signeringsdatum: Vilken dag signeras kontraktet?
Personlig information: Välj om ditt dokument innehåller personuppgifter eller känsliga personuppgifter.
Bilagor: Välj om dokumentet innehåller bilagor.
Avtalets startdatum: Om kontraktet börjar på ett specifikt datum kan du ange startdatumet som metadata och senare söka efter kontraktet i arkivet baserat på denna information.
Avtalsperiod: Du kan välja som metadata om kontraktet är tidsbegränsat eller permanent.
Avtalets slutdatum: Om kontraktet har ett slutdatum kan du ange slutdatumet som metadata och senare söka efter kontraktet i arkivet baserat på denna information.
Nyckelord: information, metadata