Pääset aloittamaan asiakirjan laadinnan painamalla kohdasta Laadi asiakirja sivun vasemmasta yläkulmasta, tai siirtymällä kohtaan Asiakirjamallit. Kun menet haluamasi asiakirjan kohdalle, ilmestyy oikealle nappi Laadi.
Voit aloittaa laatimisen myös avaamalla haluamasi asiakirjamallin ja painamalla oikeasta reunasta kohdasta Laadi asiakirja.
Seuraavaksi täytä asiakirjan perustiedot:
Nimi: Anna asiakirjalle haluamasi nimi.
Kansio: Valitse tallennuskansio valikosta tai luo uusi kansio.
Tunnisteet (valinnainen): Voit lisätä asiakirjalle tunnisteita helpottamaan hakua.
Laadintatyökalun valinta:
Jos asiakirja on käytettävissä uudessa laadintatyökalussamme, se on oletuksena päällä. Mikäli haluat käyttää vanhaa työkalua, kytke valinta Luo uudella builderilla pois päältä.
Perustietojen täyttämisen jälkeen siirry eteenpäin kohdasta Luo.
Asiakirjan viimeistely vanhalla laadintatyökalulla
Kun olet täyttänyt asiakirjan ja tarkastanut sen kertaalleen, etene viimeistelemään asiakirja valitsemalla Jatka.
Mikäli asiakirjasta puuttuu pakollisia tietoja tai niissä on virheitä, järjestelmä antaa ilmoituksen ruudun yläreunaan.
Puuttuvat tiedot ja virheet tunnistat seuraavasti:
Vasemman reunan valikko: Osio, josta tieto puuttuu, näkyy valikossa punaisella tekstillä.
Lomakekentät: Puuttuvat tai virheelliset kentät on korostettu punaisella reunuksella.
Kun kaikki tiedot on täytetty ja tarkastettu, siirry viimeistelyyn valitsemalla Jatka.
Asiakirjan viimeistely uudella laadintatyökalulla
Kun olet täyttänyt asiakirjan ja tarkastanut sen kertaalleen, etene viimeistelemään asiakirja valitsemalla Viimeistele.
Mikäli asiakirjasta puuttuu pakollisia tietoja tai niissä on virheitä, järjestelmä viittaa siitä virheilmoituksella.
Puuttuvat tiedot ja virheet tunnistat seuraavasti:
Vasemman reunan valikko: Osio, josta tieto puuttuu, näkyy valikossa punaisella tekstillä.
Lomakekentät: Puuttuvat tai virheelliset kentät on korostettu punaisella reunuksella.
Kun kaikki tiedot on täytetty ja tarkastettu, siirry viimeistelyyn valitsemalla Viimeistele.
Asiakirjan viimeistely
Viimeistele asiakirja -näkymässä määrität allekirjoitustavan ja allekirjoittajien asetukset:
Valitse allekirjoitustapa: Valitse tavallinen Sähköinen allekirjoitus (omalla nimikirjoituksella) tai Vahva sähköinen allekirjoitus (verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella).
Vinkki: Voit myös kytkeä päälle Ohita allekirjoitus -valinnan, jos asiakirja kirjoitetaan esimerkiksi käsin.
Aseta allekirjoittajat: Tarkista allekirjoittajien tiedot. Halutessasi voit kytkeä päälle Aseta allekirjoitusjärjestys -kytkimen, jolloin kutsu lähtee allekirjoittajille määritellyssä järjestyksessä.
Voit muokata allekirjoittajan tietoja napsauttamalla allekirjoittajan nimeä tai sen vieressä olevaa nuolta.
Avautuvassa näkymässä voit määrittää:
Kutsun kieli: Valitse kieli, jolla allekirjoituskutsu lähetetään.
Lisävalinnat: Voit halutessasi kirjoittaa henkilökohtaisen viestin tai valita, että valmis asiakirja lähetetään allekirjoittajalle sähköpostiin liitetiedostona.
Lisäasetukset
Kohdassa Lisäasetukset voit määrittää asiakirjalle seuraavat valinnaiset toiminnot:
Vanhenemispäivä: Aseta takaraja allekirjoittamiselle. Jos asiakirjaa ei allekirjoiteta määräaikaan mennessä, allekirjoituspyynnöt peruutetaan automaattisesti.Muistuta allekirjoittajia: Kytke päälle automaattiset muistutukset, joita järjestelmä lähettää allekirjoittajille valituin aikavälein.
Muokkaa lähettäjän nimeä: Vaihda kutsuissa näkyvä lähettäjän nimi, jos et halua käyttää oletuksena olevaa omaa ja yrityksesi nimeä.
Lisää viesti: Kirjoita yleinen viesti kaikille osapuolille. Viesti lähetetään niille allekirjoittajille, joille ei ole asetettu henkilökohtaista viestiä.
Kun halutut asetukset on valittu, siirry eteenpäin valitsemalla Jatka.
Klikkaamalla Jatka vahvistat viimeistelyn ja pääset valitsemaan, lähtevätkö allekirjoituskutsut automaattisesti vai lähetätkö ne itse seuraavassa vaiheessa.
Jos Lähetä kutsut nyt on valittuna, painamalla Vahvista allekirjoituskutsut lähtevät osapuolille välittömästi.
Jos valitsit Lähetä kutsut itse seuraavassa vaiheessa ja vahvistit valinnan, asiakirja avautuu esikatselutilaan.
Voit lähettää kutsut kahdella tavalla:
- Lähetä kaikille kerralla: Napsauta Lähetä allekirjoituskutsut -painiketta oikeasta yläkulmasta lähettääksesi allekirjoituskutsut kaikille yhdellä kertaa.
- Lähetä osapuolille yksitellen: Napsauta haluamasi allekirjoittajan kohdalla olevaa kolmea pistettä (···) ja valitse Kutsu uudelleen.
Allekirjoittaminen ja allekirjoitusasetukset
Seuraavaksi pääset vielä tarkistamaan asiakirjasi sisällön kokonaisuudessaan.
Mikäli sinun täytyy tehdä muutoksia, pääset palaamaan takaisin Muokkaa asiakirjaa -kohdan kautta. Asiakirjan palauttaminen muokkaustilaan mitätöi asiakirjan allekirjoitukset sekä lähetetyt allekirjoituskutsut. Tästä syystä suosittelemme, että asiakirja tarkastetaan huolella ennen viimeistelyä.
Tässä tilassa pääset myös:
1) näkemään asiakirjan kansion, johon se on tallennettu,
2) lataamaan dokumentin laitteellesi pdf-tiedostona,
3) kopioimaan asiakirjan uudeksi luonnokseksi,
4) lähettämään asiakirjan sähköpostitse liitteenä tai linkkinä haluamallesi henkilölle,
5) siirtämään asiakirjan kansioon
6) kopioimaan asiakirjan toiselle tilille sekä
7) poistamaan asiakirjan.
Tässä vaiheessa pääset myös lisäämään lisätietoja, muistiinpanoja, metatietoja ja muistutuksia asiakirjalle.
Asiasanat: asiakirja, laatiminen