Lisä ja metatietojen lisääminen asiakirjalle helpottaa asiakirjahallintoa ja asiakirjojen hakemista oman Docue-tilin arkistosta. Tässä ohjeartikkelissa kerrotaan, millaisia lisä- ja metatietoja asiakirjalle voi ja kannattaa tallentaa, jotta asiakirjoja saa suodatettua vaivattomasti erilaisiin näkymiin.
Mitä ovat asiakirjan metatiedot?
Metatiedot ovat oleellisia tietoja asiakirjojen ja sopimusten hakemisen ja käytön kannalta. Metatietojen lisääminen asiakirjalle auttaa asiakirjojen hakemisessa sekä asiakirjojen suodattamisessa arkistosta. Metatietojen avulla asiakirjat saa suodatettua erilaisiin näkymiin, joita kaikki tilin käyttäjät voivat hyödyntää. Metatietojen lisäämisen avulla voit suodattaa esimerkiksi kaikki määräaikaiset sopimukset, kaikki liitteitä sisältävät sopimukset tai kaikki suomenkieliset sopimukset omiin näkymiinsä ja siten parantaa tilin asiakirjahallintoa ja helpottaa asiakirjojen etsimistä.
Mistä löydän metatiedot?
Saat asetettua asiakirjalle lisä- ja metatietoja asiakirjakortin kautta. Klikkaa haluamaasi asiakirjaa esimerkiksi Asiakirjat tai Viimeisimmät -osiossa niin saat avattua asiakirjan asiakirjakortin. Saat lisättyä tiedot asiakirjalle myös laadittavan asiakirjan viimeistelyvaiheessa.
Kun olet avannut asiakirjan, pääset lisäämään tietoja. Valitse Lisätiedot, niin pääset tarkastelemaan metatietoja ja kirjoittamaan muistiinpanoja.
Metatiedot
Lisätiedoista näet asiakirjasi metatiedot, kuten asiakirjan tilan, asiakirjan omistajan sekä luomis- ja päivittämispäivämäärät. Pääset tarkastelemaan, mihin kansioon asiakirja on tallennettu sekä siirtymään suoraan asiakirjakansioon kansion nimeä klikkaamalla.
Metatietoihin lukeutuvat myös se, mitä asiakirjamallia sopimuksen laatimiseen on käytetty, tunnisteet, asiakirjan tyyppi, kieli, osapuolet ja sopimuksen päivämäärä, jota on mahdollista muuttaa päivämäärää klikkaamalla.
Ylimääräiset metatiedot
Metatietoja on mahdollista lisätä, jos avaa +Lisää metatietoja -painikkeen kautta valikon. Ylimääräisiä metatietoja kannattaa lisätä, jos sinun tarvitsee hakea asiakirjoja esimerkiksi allekirjoituspäivämäärän tai muun tiedon perusteella.
Allekirjoituspäivämäärä: minä päivänä sopimus on allekirjoitettu
Henkilötiedot: valitse, sisältääkö asiakirjasi henkilötietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja.
Liitteet: Valitse, sisältääkö asiakirja liitteitä.
Sopimuksen alkamispäivä: Jos sopimus alkaa tiettynä päivämääränä, voit asettaa alkamispäivän metatiedoksi ja myöhemmin hakea sopimusta arkistosta tämän tiedon perusteella.
Sopimuksen kesto: Voit valita metatiedoksi, onko sopimus määräaikainen tai toistaiseksi voimassaoleva.
Sopimuksen päättymispäivä: Jos sopimuksella on päättymispäivä, voit asettaa päättymispäivän metatiedoksi ja myöhemmin hakea sopimusta arkistosta tämän tiedon perusteella.
Asiasanat: tieto, metatieto