Kansioihin tallennettavien sopimusten näkyvyyttä on suositeltavaa rajata Roolit-otsikon alta siinä tapauksessa, että kaikilla yritystilin käyttäjillä ei ole yhtäläisiä oikeuksia sopimusten ja asiakirjojen hallinnoimiseen ja tarkastelemiseen. Vaikka näkyvyyttä rajataan, kaikilla käyttäjillä on pääsy itse luomiinsa asiakirjoihin.

Käyttäjäroolien luominen

1. Siirry Asetuksiin Sopimustilin oikeasta yläkulmasta.

2. Siirry kohtaan "Käyttäjät" ja valitse "Muokkaa rooleja".

3. Valitse "Uusi rooli".

4. Nimeä rooli haluamallasi tavalla ja valitse kansiot ja/tai kansioryhmät, joiden alle arkistoituvat sopimukset haluat kyseisen roolin nähtäville ja hallinnoitavaksi. Tässä näkymässä voit tarvittaessa myös muokata kansioita, poistaa niitä ja lisätä uusia. Lopuksi valitse "Tallenna".

5. Rooli on nyt valmis! Sen jälkeen voit "Käyttäjät"-kohdassa vaihtaa luomasi roolin haluamallesi käyttäjälle klikkaamalla käyttäjän nimeä ja valitsemalla rooli valikosta.

Uutta käyttäjää kutsuessasi voit myös valita valikosta roolin, jolla hänet lisätään.

Lisätietoa kansioista ja roolituksista

Sopimuskoneella laadittavat asiakirjat arkistoituvat oletuksena vähintään yhteen "Asiakirjatyyppi"-ryhmän alla olevaan kansioon (kuva alapuolella). 

Oletuskansiot ja "Asiakirjatyyppi"-ryhmän alla olevat kansiot ovat kaikille yritystileille samat, joten niihin ei voi tehdä muutoksia. Siksi roolitusta varten voi olla järkevää luoda täydentäviä kansioryhmiä ja kansioita.

Jotta tietty rooli näkisi tietyn asiakirjan, roolilla tulee olla oikeus kaikkiin asiakirjalle merkittyihin kansioihin.


Asiakirjan arkistokansioita voi muokata:

1) Ennen Sopimuskoneeseen siirtymistä:

2) Arkistossa asiakirjan arkistokortilla:


Hakusanat: kansio, käyttäjärooli, rooli, arkisto, käyttäjäoikeudet, hallinnointioikeudet, näkyvyys, rajaaminen

Löysitkö etsimäsi vastauksen?