Docue Drive mahdollistaa käyttöoikeuksien rajaamisen aiempaa helpommin. Käyttäoikeusien rajoittaminen onnistuu kansioiden luomisen avulla. Käyttäjille voi myöntää pääsyn vain niihin kansioihin, joiden asiakirjoja hänen on lupa tarkastella.
Erillisiä kansioita kannattaa luoda asiakirjoille, joita jokaisen tilin käyttäjän ei tarvitse päästä tarkastelemaan. Driven uudet jako-ominaisuudet mahdollistavat asiakirjojen ja kansioiden turvallisen jaon käyttäjien kesken. Tässä ohjeartikkelissa kerrotaan käyttäjätyypeistä, oikeuksien määrittämisestä, käyttäjien pääsystä kansioihin ja käyttäjien käyttöoikeuksien kopioimisesta.
Käyttäjätyypit
Käyttäjätyyppejä on kaksi: pääkäyttäjä sekä käyttäjä.
Pääkäyttäjä-oikeudet omaavalla tilin käyttäjällä on pääsy kaikkiin tilin asiakirjoihin ja asetuksiin. Pääkäyttäjät voivat muokata toisten käyttäjien oikeuksia sekä lisätä kansioita ja kansioryhmiä.
Mikäli käyttäjän ei ole tarpeellista saada pääsyä kaikkiin tilille tallennettuihin asiakirjoihin, pääkäyttäjät voivat määritellä hänelle erilliset käyttäjä-oikeudet. Jokaiselle käyttäjälle voi määrittää erilaiset oikeudet sen perusteella, mihin kansioihin käyttäjälle annetaan pääsy.
Oikeuksien määrittäminen
Oikeudet voi määrittää joko silloin, kun kutsuu käyttäjän tilille tai myöhemmin asetusten kohdasta käyttäjät.
Käyttöoikeuksia valitessa näet, mihin kansioihin käyttäjällä on oikeus. Voit poistaa kansion rastista ja lisätä kansioita kohdasta +Lisää kansio.
- ✅ Voi hallita - voi muokata ja poistaa asiakirjoja kansion sisällä
- ⚠️ Voi katsella - voi katsella, ladata ja jakaa asiakirjoja kansion sisällä, mutta ei muokata tai poistaa niitä
- ⛔ Ei oikeutta - käyttäjä ei näe kansiota
Käyttäjien pääsy kansioihin ja asiakirjoihin
Käyttäjä pääsee tarkastelemaan asiakirjoja, jotka on tallennettu siihen kansioon, johon hänellä on oikeudet. Asiakirjan voi tallentaa vain yhteen kansioon, mutta käyttäjälle voi myöntää oikeudet useampaan eri kansioon. Käyttäjien oikeudet kansioihin eivät ole riippuvaisia toisistaan, joten jokaiselle käyttäjälle voi halutessaan antaa juuri sellaiset oikeudet kuin on tarve.
Käyttöoikeuksien kopioiminen
Voit kopioida olemassa olevan käyttäjän oikeudet ja hyödyntää niitä suoraan toiselle käyttäjälle. Tämä nopeuttaa uusien käyttäjien lisäämistä ja helpottaa kansio-oikeuksien hallintaa, jos tilillä on runsaasti kansioita.
Näin kopioit käyttöoikeudet:
- Siirry kohtaan Asetukset ➡️ Käyttäjät.
- Etsi haluamasi käyttäjä listalta, jonka oikeudet haluat kopioida.
- Napsauta käyttäjärivin oikeassa reunassa olevaa kolmea pistettä (···).
- Valitse valikosta Kopioi käyttöoikeudet.
Järjestelmä antaa vahvistuksen oikeassa yläreunassa: "Käyttöoikeudet kopioitu".
Kopioitujen oikeuksien liittäminen toiselle käyttäjälle:
Kopioinnin jälkeen voit liittää oikeudet kahdella eri tavalla:
- Uudelle käyttäjälle: Liitä oikeudet samalla, kun lähetät kutsun uudelle käyttäjälle (Kutsu käyttäjä).
- Olemassa olevalle käyttäjälle: Valitse toisen käyttäjän kohdalta Muokkaa oikeuksia ja liitä kopioidut oikeudet hänelle.
💡 Vinkki: Kopioimalla käyttöoikeudet varmistat nopeasti ja vaivattomasti, että työntekijät näkevät täsmälleen ne kansiot ja asiakirjat, joihin heillä kuulukin olla pääsy.
Asiasanat: kansio, oikeudet, roolit, rooli, käyttäjä, käyttäjärooli