Docue Drive mahdollistaa käyttöoikeuksien rajaamisen aiempaa helpommin. Käyttäoikeusien rajoittaminen onnistuu kansioiden luomisen avulla. Käyttäjille voi myöntää pääsyn vain niihin kansioihin, joiden asiakirjoja hänen on lupa tarkastella.
Erillisiä kansioita kannattaa luoda asiakirjoille, joita jokaisen tilin käyttäjän ei tarvitse päästä tarkastelemaan. Driven uudet jako-ominaisuudet mahdollistavat asiakirjojen ja kansioiden turvallisen jaon käyttäjien kesken. Tässä ohjeartikkelissa kerrotaan käyttäjätyypeistä, oikeuksien määrittämisestä sekä käyttäjien pääsystä kansioihin.
Käyttäjätyypit
Käyttäjätyyppejä on kaksi: pääkäyttäjä sekä käyttäjä.
Pääkäyttäjä-oikeudet omaavalla tilin käyttäjällä on pääsy kaikkiin tilin asiakirjoihin ja asetuksiin. Pääkäyttäjät voivat muokata toisten käyttäjien oikeuksia sekä lisätä kansioita ja kansioryhmiä.
Mikäli käyttäjän ei ole tarpeellista saada pääsyä kaikkiin tilille tallennettuihin asiakirjoihin, pääkäyttäjät voivat määritellä hänelle erilliset käyttäjä-oikeudet. Jokaiselle käyttäjälle voi määrittää erilaiset oikeudet sen perusteella, mihin kansioihin käyttäjälle annetaan pääsy.
Oikeuksien määrittäminen
Oikeudet voi määrittää joko silloin, kun kutsuu käyttäjän tilille tai myöhemmin asetusten kohdasta käyttäjät. Aloita oikeuksien määrittäminen joko Kutsu käyttäjä -kohdasta tai valitsemalla tilillä olevan käyttäjän nimen vierestä kolme pistettä ja muokkaa oikeuksia.
Käyttöoikeuksia valitessa näet, mihin kansioihin käyttäjällä on oikeus. Voit poistaa kansion rastista ja lisätä kansioita kohdasta +Lisää kansio. Muista tallentaa muutokset kun olet valmis.
Käyttäjien pääsy kansioihin ja asiakirjoihin
Käyttäjä pääsee tarkastelemaan asiakirjoja, jotka on tallennettu siihen kansioon, johon hänellä on oikeudet. Asiakirjan voi tallentaa vain yhteen kansioon, mutta käyttäjälle voi myöntää oikeudet useampaan eri kansioon. Käyttäjien oikeudet kansioihin eivät ole riippuvaisia toisistaan, joten jokaiselle käyttäjälle voi halutessaan antaa juuri sellaiset oikeudet kuin on tarve.
Asiasanat: kansio, oikeudet, roolit, rooli, käyttäjä, käyttäjärooli,