Jos tilillä on aktiivinen tilaus, voi tilillä olla rajaton määrä käyttäjiä. Oikeus laatia asiakirjoja voi kuitenkin kerrallaan olla tilaukseen sisältyvällä määrällä käyttäjiä.
Tässä ohjeartikkelissa saat lisätietoa:
Kun tilillä on useampi käyttäjä, palvelun arkistossa säilytettävien sopimusten näkyvyyttä on suositeltavaa rajata erillisten käyttäjäroolien avulla, mikäli kaikilla käyttäjillä ei haluta olevan yhtäläisiä oikeuksia sopimusten ja asiakirjojen hallinnoimiseen ja tarkastelemiseen. Oikeuden laatia asiakirjoja palvelussa voi määrittää käyttäjäkohtaisesti roolista riippumatta.
Pääkäyttäjät voivat hallinnoida käyttäjiä ja käyttöoikeuksia asetusten kautta.
1) Laatimisoikeuksien määrittäminen
Siirry asetuksissa kohtaan "Käyttäjät" ja valitse listauksesta käyttäjä, jonka laatimisoikeutta haluat muokata ja määritä haluamasi asetus. Jos käyttäjiä on paljon, voit hyödyntää myös hakutoimintoa oikean henkilön löytämiseksi helposti.
2) Käyttäjäroolien luominen
1. Siirry asetuksissa kohtaan "Roolit" ja valitse "Lisää rooli".
2. Nimeä rooli haluamallasi tavalla ja valitse kansiot ja/tai kansioryhmät, joiden alle arkistoituvat sopimukset haluat kyseisen roolin nähtäville ja hallinnoitavaksi. Tässä näkymässä voit tarvittaessa myös muokata kansioita, poistaa niitä ja lisätä uusia. Lopuksi valitse "Tallenna".
Vaikka asiakirjojen näkyvyyttä rajataan, kaikilla käyttäjillä on aina pääsy itse luomiinsa asiakirjoihin. Huomioi myös, että nähdäkseen tietyn asiakirjan tulee käyttäjällä olla oikeus kaikkiin kansioihin, joiden alle kyseinen asiakirja on tallennettuna.
4. Rooli on nyt valmis! Nyt voit "Käyttäjät"-kohdassa vaihtaa luomasi roolin haluamallesi käyttäjälle klikkaamalla käyttäjän nimeä ja valitsemalla roolin valikosta.
Voit samalla määrittää, onko käyttäjällä oikeus laatia asiakirjoja palvelussa. Jos laatimisoikeutta ei ole, "Laadi asiakirja" -toiminnon käyttö on estetty, mutta käyttäjä pystyy kuitenkin käyttämään arkistoa, tietopalveluita ja allekirjoitustoiminnallisuutta normaalisti.
Uutta käyttäjää kutsuessasi aukeaa myös tämä sama näkymä, josta voit valita roolin, joka käyttäjälle asetetaan ja onko hänellä laatimisoikeutta.
3. Lisätietoa kansiorakenteen luomisesta sekä käyttäjien kutsumisesta tilille
Hakusanat: kansio, käyttäjärooli, rooli, arkisto, käyttäjäoikeudet, hallinnointioikeudet, näkyvyys, rajaaminen, taso, käyttäjätaso, laatimisoikeus, käyttöoikeus, oikeudet, oikeus