Das Hinzufügen von zusätzlichen Informationen und Metadaten zu einem Dokument erleichtert die Verwaltung und das Abrufen von Dokumenten aus dem Repository Ihres Docue-Kontos. In diesem Hilfeartikel wird erklärt, welche Art von Zusatz- und Metadaten in einem Dokument gespeichert werden können und sollten, damit die Dokumente leicht in verschiedene Ansichten gefiltert werden können.
Was sind Dokumenten-Metadaten?
Metadaten sind wichtige Informationen für das Auffinden und die Nutzung von Dokumenten und Verträgen. Das Hinzufügen von Metadaten zu einem Dokument hilft Ihnen, Dokumente abzurufen und aus dem Archiv zu filtern. Mit Hilfe von Metadaten lassen sich Dokumente in verschiedene Ansichten filtern, die von allen Nutzern des Kontos verwendet werden können. Durch das Hinzufügen von Metadaten kannst du beispielsweise alle befristeten Verträge oder alle Verträge mit Anhängen in eigenen Ansichten filtern und so die Dokumentenverwaltung in deinem Konto verbessern und die Suche nach Dokumenten erleichtern.
Wo kann ich die Metadaten finden?
Über die Dokumentenkarte kannst du Zusatz- und Metadaten für ein Dokument festlegen. Klicke auf das gewünschte Dokument, z. B. im Bereich Dokumente oder Neueste, um die Dokumentenkarte des Dokuments zu öffnen. Du kannst dem Dokument auch in der Abschlussphase der Dokumentenerstellung Informationen hinzufügen.
Sobald du das Dokument geöffnet hast, kannst du Informationen hinzufügen. Wähle "Details", um Metadaten anzuzeigen und Notizen zu schreiben.
Metadaten
Details zeigen die Metadaten deines Dokuments an, z. B. den Status des Dokuments, den Eigentümer des Dokuments sowie das Erstellungs- und Aktualisierungsdatum. Du kannst sehen, in welchem Ordner das Dokument gespeichert ist, und direkt zum Dokumentordner gehen, indem du auf den Ordnernamen klickst.
Zu den Metadaten gehören auch die Dokumentvorlage, mit der der Vertrag erstellt wurde, die Identifikatoren, die Art des Dokuments, die Sprache, die Parteien und das Datum des Vertrags, das du durch Anklicken des Datums ändern kannst.
Zusätzliche Metadaten
Es ist möglich, zusätzliche Metadaten hinzuzufügen, indem du das Menü über die Schaltfläche "+Eigenschaft hinzufügen“ öffnest. Es ist sinnvoll, zusätzliche Metadaten hinzuzufügen, wenn du Dokumente nach bestimmten Informationen suchen musst, zum Beispiel nach dem Vertragsenddatum oder anderen Details.
Art des Dokuments: In welche Kategorie gehört das Dokument (HR, Verwaltung, etc.)?
Datum der Unterzeichnung: An welchem Tag wird der Vertrag unterzeichnet?
Datum des Vertragsbeginns: Wenn der Vertrag an einem bestimmten Datum beginnt, kannst du das Startdatum als Metadaten eingeben und später im Archiv anhand dieser Informationen nach dem Vertrag suchen.
Persönliche Daten: Wähle aus, ob dein Dokument personenbezogene Daten oder sensible persönliche Daten enthält.
Sprache: In welcher Sprache ist der Dokumentinhalt?
Vertragsdauer: Du kannst als Metadaten wählen, ob der Vertrag befristet oder unbefristet ist.
Vertragsende: Wenn der Vertrag ein Enddatum hat, kannst du das Enddatum als Metadatum eingeben und später anhand dieser Information nach dem Vertrag im Archiv suchen.
Tags hinzufügen
Neben den oben genannten Metadaten kannst du auch Tags zu deinen Dokumenten hinzufügen. Tags ermöglichen es dir, eigene Hinweise zu Dokumenten zu schreiben, zum Beispiel für Dokumente, die überprüft werden müssen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Tags hinzuzufügen. Wenn du einem einzelnen Dokument ein Tag hinzufügen möchtest, kannst du das tun, indem du die Dokumentenkarte öffnest und auf "Tag hinzufügen“ klickst. Du kannst dies verwenden, um einen neuen Tag zu erstellen oder einen bereits erstellten zu verwenden.
Wenn du mehrere Dokumente hast, denen du Tags hinzufügen musst, kannst du dies ganz einfach mit unserem Multi-Select-Tool erledigen.
Du kannst entweder die gewünschten Dokumente einzeln auswählen, indem du auf das Kästchen neben dem Dokumentnamen klickst (1). Oder du klickst auf das Kästchen neben "Titel" und wählst alle Dokumente aus (2).
Nachdem du die gewünschten Dokumente ausgewählt hast, kannst du ihnen allen ganz einfach einen Tag hinzufügen, indem du auf "Tag hinzufügen" rechts klickst.
Danach kannst du ganz einfach nach allen Dokumenten mit diesem Tag suchen, indem du den Filter "Tags" verwendest.
Das Hinzufügen von Tags und zusätzlichem Metadata ist mit DocueDrive+ möglich. Wenn du Interesse an DocueDrive+ hast oder Fragen dazu hast, kontaktiere bitte unseren Support unter [email protected].
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