Wusstest du, dass es möglich ist, nach Dokumenten von verschiedenen Orten innerhalb der Plattform aus zu suchen? Dieser Artikel wird erklären, wie man Dokumente im Docue findet.
Beginne damit, zum Abschnitt "Dokumente" zu gehen und unter "+Filter hinzufügen" einen Filter hinzuzufügen.
Du kannst nach Dokumenten suchen, indem du verschiedene Filter verwendest:
Status: Entwurf, Dokument vollständig, unvollständig oder wartet auf Abschluss oder Unterschriften.
Erstellungsdatum: Wann das Dokument erstellt wurde.
Titel des Dokuments
Vertragsdatum: Das Datum, an dem der Vertrag erstellt wurde.
Vertragsbeginn
Vertragsende
Datum der Unterzeichnung: Wann das Dokument unterzeichnet wurde.
Besitzer
Dokumententyp: Welcher Kategorie das Dokument angehört.
Tags: Welche Tags dem Dokument hinzugefügt wurden.
Partei: Die Parteien des Dokuments, d.h. die Unterzeichner.
Enddatum der Aufbewahrung
Persönliche Daten: Ob das Dokument persönliche Daten enthält oder nicht.
Tipps zur Verwendung von Filtern:
Es gibt einige Dinge, die du bei der Verwendung von Filtern wissen solltest. Diese können dir helfen, dein Vertragsmanagement zu vereinfachen und zu verbessern.
1) Mehrere Filter gleichzeitig verwenden:
Du kannst mehrere Filter gleichzeitig verwenden, um deine Suche anhand verschiedener Kriterien einzugrenzen, was den Prozess erheblich vereinfacht. Wenn du beispielsweise Dokumente finden möchtest, die sich im Unterschriftsstadium befinden und von einer bestimmten Person nach einem bestimmten Datum erstellt wurden, kannst du dies mit drei Filtern tun.
2) Schaltfläche "Unterordner einbeziehen"
Du solltest überlegen, ob du auf die Schaltfläche "Unterordner einbeziehen" klicken möchtest. Wenn du Unterordner nicht in die Suche einbeziehst, werden nur Dokumente im Hauptordner gefiltert. Dies kann eine gute Strategie sein, wenn du beispielsweise mehrere Dokumente aus dem Hauptordner in einen bestimmten Unterordner verschieben möchtest. Indem du nicht auf "Unterordner einbeziehen" klickst, kannst du die Dokumente finden, die die erforderlichen Bedingungen im Hauptordner erfüllen.
3) Mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen:
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig auszuwählen. Das Multi-Select-Tool ist definitiv nützlich in Fällen, in denen du mehrere Dokumente hast, die die erforderlichen Bedingungen erfüllen und du sie entweder löschen oder in einen neuen Ordner verschieben musst.
Beispiel: Du musst alle Dokumente mit derselben Partei in einen neuen Ordner verschieben.
Beginne damit, die Dokumente, die diese Partei enthalten, mit dem Filter "Partei" herauszufiltern.
2. Nachdem du die Dokumente gefiltert hast, klicke auf das Kästchen neben "Titel". Dadurch werden alle Dokumente ausgewählt.
3. Dann kannst du alle ausgewählten Dokumente in einen neuen Ordner verschieben, den du mit dem Namen der Partei erstellen kannst.
Erwäge, auch andere Bereiche der Plattform zu erkunden, um Dokumente zu entdecken, die möglicherweise nicht sofort im primären "Dokumente"-Tab sichtbar sind. Der Bereich "Neuesten" ermöglicht es dir, die zuletzt erstellten Dokumente anzusehen, und der Bereich "Ansichten" erlaubt es dir, Dokumente mit den von dir erstellten Ansichten anzusehen.
Schlüsselwörter: suchen, finden, Dokument