Docue Drive ermöglicht das Auflisten und Kategorisieren von Dokumenten nicht nur nach Ordnern, sondern auch basierend auf Identifikationsinformationen. Administratoren des Kontos können bequem Ansichten für verschiedene Situationen erstellen.
Du kannst deine eigene Ansicht erstellen, zum Beispiel für Dokumente, die auf Unterschriften warten, bestimmte Dokumenttypen oder Dokumente mit bestimmten Namen.
Ansichten erleichtern das Dokumentenmanagement und die Suche nach Dokumenten im Service. Die gespeicherte Ansicht ist für alle Benutzer des Kontos sichtbar, aber die in der Dokumentenliste sichtbaren Dokumente können je nach Zugriffsrechten der Benutzer unterschiedlich sein.
Das Auflisten von Dokumenten basierend auf Identifikationsinformationen kann mithilfe von Filtern erfolgen.
So erstellst du Ansichten im Abschnitt "Ansichten":
Wähle zuerst "Neue Ansicht erstellen" aus dem Menü auf der linken Seite.
2. Benenne deine Ansicht, füge die gewünschten Filter hinzu und speichere schließlich die Ansicht.
Filter und ihre Bedeutungen:
Status: Zeigt, ob das Dokument fertig, wartend auf Unterschriften oder unvollständig ist.
Erstellungsdatum: Wann das Dokument erstellt wurde.
Titel des Dokuments: Unter welchem Namen das Dokument im Service gespeichert ist.
Vertragsdatum: Das Datum, an dem der Vertrag abgeschlossen wurde.
Vertragsbeginn: Das Datum, an dem der Vertrag beginnt.
Vertragsende: Das Datum, an dem der Vertrag endet.
Datum der Unterzeichnung: Wann das Dokument unterzeichnet wurde.
Eigentümer: Die Person, die Eigentümer des Dokuments ist (in der Regel die Person, die das Dokument erstellt hat, sofern es nicht nachträglich geändert wurde).
Dokumenttyp: Zu welcher Kategorie das Dokument gehört.
Ordner: In welchem Ordner das Dokument gespeichert ist.
Tags: Welche Tags dem Dokument hinzugefügt wurden.
Partei: Die im Dokument definierten Parteien, also die Unterzeichner.
Personenbezogene Daten:
Du kannst Dokumente für deine Ansicht auswählen, die
a) keine personenbezogenen Daten enthalten,
b) personenbezogene Daten enthalten oder
c) sensible personenbezogene Daten enthalten.
3. Die Ansichten werden im Menü auf der linken Seite unter dem Abschnitt "Ansichten" gespeichert. In Zukunft findest du die benötigten Dokumente bequem in den gespeicherten "Ansichten".
Schlagwörter: Ansicht, filter, Dokumente, kategorisieren