Kansiot Docue Drivessa

Kansioiden avulla on mahdollista rajoittaa asiakirjojen näkyvyyttä käyttäjille. Kansioiden luominen helpottaa sopimusten hallintaa, asiakirjojen etsimistä tililtä ja mahdollistaa käyttöoikeuksien rajoittamista.

Siirry haluamaasi kohtaan. Tässä artikkelissa käymme läpi seuraavat aiheet: 

1. Kansiorakenne ja käyttäjäoikeudet (Pääkäyttäjän ja Käyttäjän ero)
2. Ohjeet kansioiden ja alakansioiden luomiseen
3. Asiakirjojen tallentaminen kansioihin ja asiakirjojen siirto (myös massana)
4. Kansioiden avaaminen, kopiointi ja poistaminen. 

1. Kansiorakenne ja käyttäjäoikeudet

Selkeä kansiorakenne helpottaa asiakirjojen hallintaa. Esimerkiksi henkilöstöhallinnolle voi olla erillinen HR-kansio, jossa työsopimukset säilytetään, kun taas myyjät voivat tallentaa tarjouspyynnöt ja tilausvahvistukset omiin kansioihinsa. Kansioiden ja alakansioiden kautta vain määrätyillä käyttäjillä on pääsy asiakirjoihin. Edistyneen jako-ominaisuuden avulla taas on helppo jakaa asiakirjoja ja kansioita tilin käyttäjien kesken.

Käyttöoikeudet:

Kansioiden näkyvyys määräytyy oikeustason mukaan:

• Pääkäyttäjät: Näkevät kaikki tilin asiakirjat. Voivat luoda pääkansioita ja alakansioita, sekä määrittää Käyttäjien oikeuksia kansioihin. Tämä varmistaa, että arkaluonteiset asiakirjat näkyvät vain oikeille henkilöille.
• Käyttäjät: Näkevät vain ne kansiot, joihin heille on annettu pääsy. Käyttäjöt voivat kuitenkin luoda uusia alakansioita näiden kansioiden sisään.

📄 Lue lisää: Lisätietoa oikeustasoista ja käyttäjien hallinnoinnista: Käyttäjät Docue Drivessa

Kansiorakenne "Asiakirjat" näkymässä:

1. "Uusi kansio" nappi: Kansioiden luontiin.
2. "Tuo asiakirja" nappi: Muualla laadittujen asiakirjojen tuontiin.
3. Tilin pääkansiot: Kaikki tilille luodut pääkansiot.
4. Kansiomattomat asiakirjat: Asiakirjat, jotka eivät ole missään pääkansiossa.
   
   

   

Kansiorakenteen luominen

Pääkäyttäjä voi luoda uuden pääkansion kolmella tavalla: "Asiakirjat" osiosta, "Laadi asiakirja" osiosta ja käyttäjäoikeuksia määritellessä.

Tapa A: Kansion luominen "Asiakirjat" osiosta: 

1. Mene "Asiakirjat" osioon vasemmalla olevasta sivupalkista. 

2. Valitse "Uusi kansio" oikeasta yläkulmasta. 
3. Anna kansiollesi nimi ja valitse "Luo". 

Tapa B: Kansion luominen asiakirjan laadinnan yhteydessä

1. Kun aloitat asiakirjan laadinnan "Laadi asiakirja" kohdasta, sinun tulee valita kansio johon asiakirja tallennetaan. 
2. Mikäli et löydä sopivaa kansiota, voit myös luoda uuden kansion suoraan tästä näkymästä. 

Tapa C: Kansion luominen uutta käyttäjää kutsuessa

1. Pääkäyttäjät määrittelevät oikeudet Käyttäjien kansioihin, kun kutsuvat uuden käyttäjän palveluun tai muokkaavat olemassa olevien käyttäjien oikeuksia (asetukset -> "Käyttäjät"). 
2. Pääkäyttäjät voivat halutessaan luoda uusia kansioita suoraan tästä näkymästä. 

Alakansioiden luominen pääkansioiden alle

Pääkansioiden lisäksi on mahdollista luoda pääkansioiden alaisia alakansioita. Vain pääkäyttäjät voivat luoda pääkansioita, mutta pääkansion alaisia alakansioita voivat luoda myös kaikki ne käyttäjät, joilla on oikeus kyseiseen pääkansioon. Esimerkiksi myyjät voivat tallentaa omat tilausvahvistuksensa Myyntisopimukset-pääkansion alle omiin alakansioihinsa.

1. Avaa "Asiakirjat" näkymä.

2. Avaa pääkansio, jonka alle haluat luoda uuden alakansion. 

3. Valitse "Uusi kansio". Voit jatkaa kansiorakennetta niin pitkälle kuin haluat!

Alakansionäkymä: 

a) Kansiopolku: Näyttää kansion, joka sinulla on tällä hetkellä auki. 

b) Alakansion nimi: Näyttää pääkansion alaisen alakansion. 

c) "Uusi kansio" nappi : Uuden alakansion luontiin. 

Asiakirjojen siirto kansiosta toiseen

Voit siirtää asiakirjan kansioon tai kansiosta toiseen klikkaamalla Asiakirjat-osiossa haluamaasi asiakirjaa ja valitsemalla oikealle avautuvasta valikosta Siirrä kansioon.

Usean asiakirjan samanaikainen siirtäminen kansioon

Mikäli sinulla on usea asiakirja, jotka tulee siirtää kansioon, voit tehdä sen alla olevien ohjeiden avulla.

1. Voit joko valita yksitellen ne asiakirjat jotka haluat siirtää klikkaamalla asiakirjan vieressä olevaa ruutua, tai valita kaikki asiakirjat klikkaamalla "Nimi" kohdan vieressä olevaa ruutua. 

2. Tämän jälkeen saat siirrettyä kaikki haluamasi asiakirjat kansioon painamalla oikealta "Siirrä".

 


Kansioiden hallintointi (avaaminen, siirtäminen, poistaminen)

Kun valitset kansion "Asiakirjat" osiossa voit hallita sitä seuraavasti: 

1. Avaa: Näe kansion sisältämät alakansiot ja asiakirjat, tuo ulkopuolisia tiedostoja kansioon ja hyödynnä suodattimia.
2. Siirrä: Siirrä kansio toiseen sijaintiin (esim. tee pääkansiosta toisen pääkansion alakansio)
3. Kopioi toiselle tilille: Kopioi kansio toiselle Docue-tilille, johon sinulla on oikeudet. 
4. Poista: Poista kansio (ja sen sisältö) pysyvästi Docue-tililtänne.

Asiasanat: kansio, kansiorakenne, tallentaminen, oikeudet, asiakirjojen näkyvyys