Kansioiden avulla on mahdollista rajoittaa asiakirjojen näkyvyyttä käyttäjille. Kansioiden luominen helpottaa sopimusten hallintaa, asiakirjojen etsimistä tililtä ja mahdollistaa käyttöoikeuksien rajoittamista.
Pääkäyttäjät voivat määrittää jokaiselle käyttäjälle pääsyn vain tarpeellisiin kansioihin ja niihin arkistoituihin asiakirjoihin. Henkilöstöhallinnolle voi olla erillinen HR-kansio, jossa työsopimukset säilytetään, kun taas myyjät voivat tallentaa tarjouspyynnöt ja tilausvahvistukset omiin kansioihinsa. Kansioiden ja alakansioiden kautta vain määrätyillä käyttäjillä on pääsy asiakirjoihin. Edistyneen jako-ominaisuuden avulla taas on helppo jakaa asiakirjoja ja kansioita tilin käyttäjien kesken.
Kansiorakenteen luominen
Uusien kansioiden luominen onnistuu pääkäyttäjiltä sekä Asiakirjat -osiossa että Laadi asiakirja -osiossa. Kun uusi kansio on luotu, pääkäyttäjät voivat määrittää, kenellä kaikilla on pääsy kyseiseen kansioon, eli kuka tai ketkä käyttäjistä pääsevät tarkastelemaan kansioon tallennettuja asiakirjoja.
Pääkansioiden lisäksi on mahdollista luoda pääkansioiden alaisia alakansioita. Vain pääkäyttäjät voivat luoda pääkansioita, mutta pääkansion alaisia alakansioita voivat luoda myös kaikki ne käyttäjät, joilla on oikeus kyseiseen pääkansioon. Esimerkiksi myyjät voivat tallentaa omat tilausvahvistuksensa Myyntisopimukset-pääkansion alle omiin alakansioihinsa.
Alakansioiden luominen pääkansioiden alle
Pääkäyttäjät pääsevät luomaan uusia pääkansioita Asiakirjat-osion kohdasta Uusi kansio.
Tuo oma PDF-tiedostosi palveluun talteen.
Pääkansio, jota klikkaamalla pääset tarkastelemaan sinne tallennettuja asiakirjoja ja pääkansion alaisia alakansioita.
Pääkansion nimi.
Uuden pääkansion alaisen alakansion luominen. Myös kansioon oikeutetut käyttäjät voivat luoda alakansioita.
Pääkansion alainen alakansio.
Asiakirjojen siirto kansiosta toiseen
Voit siirtää asiakirjan kansioon tai kansiosta toiseen klikkaamalla asiakirjat-osiossa haluamaasi asiakirjaa ja valitsemalla oikealle avautuvasta valikosta Siirrä kansioon.
Usean asiakirjan samanaikainen siirtäminen kansioon
Mikäli sinulla on usea asiakirja, jotka tulee siirtää kansioon, voit tehdä sen alla olevien ohjeiden avulla.
DocueDrivessa on mahdollisuus valita useampi asiakirja. Voit joko valita yksitellen ne asiakirjat jotka haluat siirtää klikkaamalla asiakirjan vieressä olevaa ruutua,
tai valita kaikki asiakirjat klikkaamalla "Nimi" kohdan vieressä olevaa ruutua. Tämä on erityisen kätevä mikäli asiakirjoja on hyvin monia siirrettäviä.
Tämän jälkeen saat siirrettyä kaikki haluamasi asiakirjat kansioon painamalla oikealta "Siirrä".
Asiasanat: kansio, kansiorakenne, tallentaminen, oikeudet, asiakirjojen näkyvyys