Aikaisempaa arkistoa on paranneltu ja monia asiakkaidemme toivomia ominaisuuksia on tuotu uuden version, Docue Driven, pariin!

Aloitetaan tarkempi läpikäynti. Pääset siirtymään suoraan tiettyyn osioon alla olevasta sisällysluettelosta:

Mistä löydän aikaisemmat toiminnallisuudet?

Mitkä ovat DocueDriven uudet ominaisuudet?

Kaikki asiakirjat ➡️ Asiakirjat

Viimeisimmät asiakirjat ➡️ Viimeisimmät

Kaikki Docue-tilillä laaditut asiakirjat tallentuvat DocueDrivessa "Asiakirjat" valikon alle. Sivuvalikosta löytyy myös "Viimeisimmät" osio, josta pääset näkemään tilillä laadittuja viimeisimpiä asiakirjoja.

Kansioryhmät ja kansiot ➡️ Kansiot ja alakansiot

DocueDriven siirron aikana tilillä olevista kansioryhmistä muodostuvat tilin kansiot, ja aikaisemmassa kansioryhmässä olleista kansioista, näiden alle alakansiot.

Klikatessa DocueDrivessa kansion auki, näet sen sisältämät alakansiot, ja klikatessa alakansiota, näet vielä sen sisäiset mahdolliset kansiot ja asiakirjat. Kansiorakennetta voi DocueDriven puolella jatkaa siis hyvinkin pitkälle alakansioiden avulla.

DocueDrive-siirron yhteydessä "Asiakirjatyyppi" kansiota ei ole enää, vaan kyseinen tieto on siirtynyt asiakirjan Metatietoihin. Kun klikkaat asiakirjan auki, pääset näkemään asiakirjan metatiedot, joista yksi on juurikin Asiakirjatyyppi.

Mikäli asiakirjasi olivat ainoastaan Asiakirjatyyppi-kansioissa, ovat nämä DocueDrivessa irrallisina "Asiakirjat" kohdassa.

Pystyt suodattamaan DocueDriven puolella asiakirjoja Asiakirjatyypin perusteella, eli saat edelleen esille kaikki asiakirjat jotka ovat tiettyä asiakirjatyyppiä.

Käymme suodattamia tarkemmin läpi myöhemmin.

Avatessasi asiakirjan, on pdf-tiedoston esikatselu päivittynyt. Tutut toiminnallisuudet löytyvät kuitenkin myös DocueDrivesta.

Asiakirjakortti on DocueDrivessa oikealla puolella PDF-tiedostoa. Täältä löytyvät tutut tiedot asiakirjasta (tila, päivämäärä, nimi), asiakirjan laatijasta ("Omistaja"), sekä allekirjoitukseen liittyvistä tiedoista.

Asiakirjan tila on nähtävissä kahdessa kohdassa, yläpalkissa, sekä "Metatiedoissa".

DocueDrivessa allekirjoittajan tiedot löytyvät pdf-näkymästä oikealta kohdasta "Allekirjoittaminen". Tästä näkymästä pääset tarkistamaan, milloin osapuolet ovat allekirjoittaneet, lähettämään allekirjoitusmuistutuksia, sekä allekirjoittamaan itse asiakirjan, mikäli olet siinä osapuolena.

Tallennettu allekirjoitusnäytteesi toimii yhtä lailla DocueDriven puolella.

DocueDrivessa asiakirjan saa monistettua kohdasta "Kopioi uudeksi luonnokseksi". Tämä löytyy yläpalkista kun avaat asiakirjan.

Kun kopioit DocueDrivessa asiakirjan, tulee kopion nimen loppuun automaattisesti (kopio). Tämän saa toki muutettua asiakirjaa nimetessä.

DocueDrivessa muistutusten asettaminen onnistuu asiakirjan tietojen yhteydestä, metatietojen alta.

Samalla tavalla kuin aikaisemmassa arkistossa, pystyt valitsemaan haluamasi henkilöt, joille muistutus lähtee, asettamaan päivän, ja näin muistutus asiakirjasta lähtee palvelun sisäisesti, sekä sähköpostilla.

DocueDrivessa käyttäjiä hallinnoidaan ainoastaan "Käyttäjät" valikosta asetusten takaa. Eli "Roolit" valikko on kokonaan hävinnyt aikaisempaan arkistoon verrattuna.

Käyttäjille pystyy DocueDrivessa määrittelemään oikeudet kansiokohtaisesti, eli enää ei tarvitse erikseen määritellä Roolia ja tätä asettaa käyttäjälle käyttäjät-valikossa, kuten vanhassa arkistossa.

Pääkäyttäjä-oikeus pysyy samana myös DocueDriven puolella, eli pääkäyttäjät pystyvät hallita tiliä, tilausta ja lisätä muita käyttäjiä. Kuitenkin DocueDrivessa myös "Käyttäjä" oikeudella olevat käyttäjät pystyvät luoda alakansioita kansioihin, joihin heillä on oikeus.

Samin laatimisoikeus (=kyky laatia asiakirjoja palvelun asiakirjamallien avulla) on pystynyt samana DocueDrivessa.

DocueDrivessa on kehitetty erityisesti ominaisuuksia kätevään ja dynaamiseen sopimustenhallintaan.

Aikaisemmassa arkistossa asiakirjoja pystyi suodattamaan asiakirjan tilan perusteella. DocueDrivessa on tuotu useita muita suodattamia, joita voi hyödyntää asiakirjojen jäsentelyssä.

Suodattimet löytyvät "Asiakirjat" osion yläpalkista.

Pystyt suodattamaan asiakirjoja mm. asiakirjan omistajan (laatijan), asiakirjan osapuolten, allekirjoituspäivämäärän tai nimen perusteella.

DocueDrivessa asiakirjoja pystyy valita useita samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa asiakirjojen lataamisen, siirron ja poistamisen massana. Näin asiakirjojen uudelleenkansiointi tai -järjestely onnistuu vaivatta.

Kannattaa hyödyntää myös suodattimia kun kansiot useita asiakirjoja samanaikaisesti.

Palvelun hakutoiminnon lisäksi asiakirjamalleja voi etsiä nykyään tekoälyapurin avulla.

AI-vastaukset perustuvat Docuen juristien kouluttamaan aineistoon ja koskevat vain yleisiä asiakirjamalleja. On hyvä huomata, että vastauksissa voi olla virheitä. Viestejä ei käytetä koulutustarkoituksiin.

Tekoälyapuri ohjaa myös olennaisiin Lakitieto-aritikkeleihin, jotka kannattaa lukea läpi asiakirjaa laatiessa!

DocueDrivessa on myös Kotinäyttö, jonka avulla pääset kätevästi jatkamaan asiakirjan laadintaa, allekirjoitusta tai hallintaa.

Oletuksena Kotinäytöllä näkyvät tiedot sellaisista asiakirjoista, joissa olet itse omistajana. Pystyt muuttamaan tämän myös kaikkien käyttäjien asiakirjoiksi klikkaamalla oikealla olevaa yläkulmaa. (Huom! Sinulla tulee olla oikeudet kyseisiin asiakirjoihin, jotta näet ne).

Klikkaamalla esimerkiksi "Allekirjoituksessa" olevia asiakirjoja, vie palvelu sinut "Asiakirjat" osioon, josta pystyt tarkastella kyseisiä asiakirjoja tarkemmin.

Lisäksi kotinäytön loppupuolella pääset kätevästi laatimaan asiakirjoja tilille asetettujen suosikki-mallien avulla.

Mikäli sinulla herää muita kysymyksiä liittyen DocueDrive-siirtoon -> Ota yhteyttä asiakastukeemme. Löydät asiakastukemme oikeasta alakulmasta kuplan kohdalta tai osoitteesta [email protected].

​
Asiasanat: DocueDrive, Drive, päivitys, päivitetty, eroavaisuudet, erot, muutos, vanha arkisto, aikaisempi arkisto, sähköinen arkisto, asiakirjatyyppi, kansio, kansiot, käyttäjät, käyttäjien hallinta, muistutukset, suodattimet, tekoälyapuri, allekirjoitustiedot, asiakirjakortti, mistä löydän asiakirjat, missä