Asiakirjan suodattaminen Asiakirjat-osiosta

Asiakirjoja on mahdollista hakea useammasta eri paikasta. Tässä ohjeessa kerrotaan, miten asiakirjoja saa haettua Asiakirjat-osiosta.

Aloita hakeminen menemällä Asiakirjat-osioon ja lisäämällä suodatin +Lisää suodatin -kohdasta.

Asiakirjoja voi hakea erilaisten suodattimien avulla:

1. Tila: Onko asiakirja valmis, odottamassa allekirjoituksia, keskeneräinen, peruttu vai odottaa viimeistelyä.

2. Asiakirjan luotipäivämäärä: Milloin asiakirja on luotu.

3. Asiakirjan nimi: Millä nimellä asiakirja on tallennettu palveluun.

4. Sopimuksen päivämäärä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu päivämäärä.

5. Asiakirja päivitetty: Milloin asiakirjaa on viimeksi päivitetty.
6. Sopimuksen alkamispäivä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu alkamispäivä.
7. Sopimuksen päättymispäivä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu päättymispäivä.
8. Allekirjoituspäivämäärä: Milloin asiakirja on allekirjoitettu. 
9. Omistaja: Oletuksena asiakirjan laatija, voidaan kuitenkin muuttaa manuaalisesti.
   

    

10. Asiakirjatyyppi: Mihin kategoriaan asiakirja kuuluu (esim. HR, Työsuhde).

11. Tunnisteet (Drive+ ominaisuus): Mitä tunnisteita asiakirjalle on lisätty.

12. Osapuoli: Asiakirjalle määritellyt osapuolet eli usein allekirjoittajat.

13. Säilytyksen päättymispäivä (Drive+ ominaisuus): Asiakirjalle lisätty metatieto.
    

     

14. Henkilötiedot (Drive+ ominaisuus): Voit valita näkymääsi asiakirjoja, jotka

    1. eivät sisällä henkilötietoja

    2. sisältävät henkilötietoja tai

    3. sisältävät arkaluonteista henkilötietoja. 
       

Vinkkejä suodattimien käyttöön:

Seuraavaksi muutama asia, joka kannattaa huomioida suodattimia käyttäessä. Nämä asiat toivottavasti helpottavat sopimustenhallinnassa.

1) Voit käyttää yhtäaikaisesti useampaa suodatinta.

Usean suodattimen samanaikainen käyttö mahdollistaa hyvin tarkkojen ominaisuuksien täyttävien asiakirjojen hakemisen. Esimerkiksi jos sinun tarvitsee suodattaa kaikki Työsuhde-kategoriaan kuuluvat asiakirjat, jotka ovat tietyn henkilön laatimia ja ovat allekirjoitusvaiheessa, saat sen helposti toteutettua kolmen suodattimen avulla.

2) Sisällytä alakansiot -toiminto

Kun haet asiakirjoja suodattimien avulla, kannattaa miettiä haluatko valita "Sisällytä alakansiot" valintaa. Mikäli et valitse sitä, hakee järjestelmä vain asiakirjat, jotka ovat kyseisessä kansiossa. Eli esimerkiksi jos olet pääkansiossa, hakee palvelu vain asiakirjat sieltä, eikä erillisistä kansioista. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, jos sinun tulee esimerkiksi siirtää pääkansiosta tietyt asiakirjat tiettyyn alakansioon.

3) Usean asiakirjan samanaikainen valitseminen

Palvelullamme on mahdollisuus valita usea asiakirja samanaikaisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä, mikäli sinun tarvitsee esimerkiksi saada tietyt ominaisuudet täyttävät asiakirjat poistettua tai siirrettyä toiseen kansioon.

Esimerkiksi: Haluat luoda tietyn osapuolen asiakirjoille oman kansion.

1. Suodata asiakirjat "Osapuoli" suodattimen avulla.

2. Tämän jälkeen valitse kaikki asiakirjat klikkaamalla ruutua "Nimi" kohdan vieressä.

3. Tämän jälkeen voit siirtää kaikki valitsemasi asiakirjat uuteen kansioon, jonka nimeät tuon osapuolen nimen mukaisesti.

Asiakirjoja voi hakea myös palvelun muista osioista. Viimeisimmät-kohdasta pääset tarkastelemaan viimeksi luotuja asiakirjoja ja Näkymät-kohdasta pääset tarkastelemaan luotuja näkymiä.

Asiasanat: hakeminen, haku, etsiminen, löytäminen, asiakirja, suodatin, suodattimet