Asiakirjoja on mahdollista hakea useammasta eri paikasta. Tässä ohjeessa kerrotaan, miten asiakirjoja saa haettua Asiakirjat-osiosta.
Aloita hakeminen menemällä Asiakirjat-osioon ja lisäämällä suodatin +Lisää suodatin -kohdasta.
Asiakirjoja voi hakea erilaisten suodattimien avulla:
Asiakirjan tila: Onko hakemasi asiakirja valmis, keskeneräinen vai odottamassa viimeistelyä tai allekirjoituksia.
Asiakirjan luontipäivämäärä: Milloin asiakirja on luotu.
Asiakirjan nimi: Millä nimellä asiakirja on tallennettu palveluun.
Sopimuksen päivämäärä: Sopimukselle valittu päivämäärä. Pääset asettamaan sopimukselle päivämäärän asiakirjan lisätiedoissa.
Sopimuksen alkamispäivä: Milloin sopimus on merkattu alkaneeksi.Voit asettaa sopimukselle alkamispäivän asiakirjan metatiedoissa. Alkamispäivän voi asettaa esimerkiksi työsopimukselle.
Sopimuksen päättymispäivä: Milloin sopimus on asetettu päättyväksi. Voit asettaa sopimukselle päättymispäivä asiakirjan metatiedoissa. Päättymispäivän voi asettaa esimerkiksi määräaikaiselle työsopimukselle.
Allekirjoituspäivämäärä: Milloin asiakirja on allekirjoitettu.
Asiakirjatyyppi: Mihin kategoriaan asiakirja kuuluu.
Tunnisteet: Mitä tunnisteita asiakirjalle on lisätty.
Osapuoli: Asiakirjan osapuolet eli allekirjoittajat.
Henkilötiedot: Sisältääkö asiakirja henkilötietoja vai ei. Voit määrittää, sisältääkö asiakirja henkilötietoja tai arkaluontoista henkilötietoa asiakirjan lisätiedoissa.
Vinkkejä suodattimien käyttöön:
Seuraavaksi muutama asia, joka kannattaa huomioida suodattimia käyttäessä. Nämä asiat toivottavasti helpottavat sopimustenhallinnassa.
1) Voit käyttää yhtäaikaisesti useampaa suodatinta.
Usean suodattimen samanaikainen käyttö mahdollistaa hyvin tarkkojen ominaisuuksien täyttävien asiakirjojen hakemisen. Esimerkiksi jos sinun tarvitsee suodattaa kaikki hallinto-kategoriaan kuuluvat asiakirjat, jotka ovat tietyn henkilön laatimia ja ovat allekirjoitusvaiheessa, saat sen helposti toteutettua kolmen suodattimen avulla.
2) Sisällytä alakansiot -toiminto
Kun haet asiakirjoja suodattimien avulla, kannattaa miettiä haluatko valita "Sisällytä alakansiot" valintaa. Mikäli et valitse sitä, hakee järjestelmä vain asiakirjat, jotka ovat kyseisessä kansiossa. Eli esimerkiksi jos olet pääkansiossa, hakee palvelu vain asiakirjat sieltä, eikä erillisistä kansioista. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, jos sinun tulee esimerkiksi siirtää pääkansiosta tietyt asiakirjat tiettyyn alakansioon.
3) Usean asiakirjan samanaikainen valitseminen
Palvelullamme on mahdollisuus valita usea asiakirja samanaikaisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä, mikäli sinun tarvitsee esimerkiksi saada tietyt ominaisuudet täyttävät asiakirjat poistettua tai siirrettyä toiseen kansioon.
Esimerkiksi: Haluat luoda tietyn osapuolen asiakirjoille oman kansion.
Suodata asiakirjat "Osapuoli" suodattimen avulla.
2. Tämän jälkeen valitse kaikki asiakirjat klikkaamalla ruutua "Nimi" kohdan vieressä.
3. Tämän jälkeen voit siirtää kaikki valitsemasi asiakirjat uuteen kansioon, jonka nimeät tuon osapuolen nimen mukaisesti.
Asiakirjoja voi hakea myös palvelun muista osioista. Viimeisimmät-kohdasta pääset tarkastelemaan viimeksi luotuja asiakirjoja ja Näkymät-kohdasta pääset tarkastelemaan luotuja näkymiä.
Asiasanat: hakeminen, haku, etsiminen, löytäminen, asiakirja, suodatin, suodattimet