Näkymät

Docue Drive+ mahdollistaa asiakirjojen listaamisen ja kategorisoimisen kansioiden lisäksi myös erilaisten tunnistetietojen perusteella. Näkymien avulla hallitset kootusti esimerkiksi asiakassopimusten tärkeät päivämäärät ja hinnankorotukset. Tässä artikkelissa käymme läpi:

• Kuka voi luoda tai nähdä Näkymiä?

• Ohjeet Näkymien luomiseen "Näkymät" osiosta. 
• Suodattimet ja niiden merkitykset. 
• Ohjeet Näkymien luomiseen "Asiakirjat" osiosta.
  

Kuka voi luoda tai nähdä tilille luotuja Näkymiä?

Kuka voi luoda näkymiä?

Mikäli tilaukseenne sisältyy Docue Drive+, kaikki tilin käyttäjät voivat luoda näkymiä. 

Näkymien näkyvyys: 

Tallennetut näkymät näkyvät kaikille tilin käyttäjille, mutta asiakirjalistauksessa näkyvillä olevat asiakirjat voivat poiketa käyttäjien välillä käyttöoikeuksista riippuen. Käyttäjä näkee vain ne kansiot ja niihin tallennetut asiakirjat, joihin hänellä on oikeus.

Huom! Vain Pääkäyttäjät voivat muokata ja poistaa olemassa olevia Näkymiä.

Lisätietoa Käyttäjistä ja käyttöoikeuksista sekä kansioiden luomisesta.

Ohjeet Näkymien luomiseen "Näkymät" osiosta:

1. Valitse aluksi Luo uusi näkymä vasemman reunan valikosta.

2. Nimeä näkymäsi, lisää halutut suodattimet ja lopuksi tallenna näkymä.

3. Näkymät tallentuvat vasemman reunan valikkoon Näkymät-osion alle. Jatkossa löydät tarvitsemasi asiakirjat kätevästi tallennetuista näkymistä.

Suodattimet ja niiden merkitykset:

1. Tila: Onko asiakirja valmis, odottamassa allekirjoituksia, keskeneräinen, peruttu vai odottaa viimeistelyä.

2. Asiakirjan luotipäivämäärä: Milloin asiakirja on luotu.

3. Asiakirjan nimi: Millä nimellä asiakirja on tallennettu palveluun.

4. Sopimuksen päivämäärä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu päivämäärä.

5. Asiakirja päivitetty: Milloin asiakirjaa on viimeksi päivitetty.

6. Sopimuksen alkamispäivä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu alkamispäivä.

7. Sopimuksen päättymispäivä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu päättymispäivä.

8. Allekirjoituspäivämäärä: Milloin asiakirja on allekirjoitettu.

9. Omistaja: Oletuksena asiakirjan laatija, voidaan kuitenkin muuttaa manuaalisesti.

10. Asiakirjatyyppi: Mihin kategoriaan asiakirja kuuluu (esim. HR, Työsuhde).

11. Kansio: Mihin kansioon asiakirja on tallennettu.

12. Tunnisteet (Drive+ ominaisuus): Mitä tunnisteita asiakirjalle on lisätty. 

13. Osapuoli: Asiakirjalle määritellyt osapuolet eli usein allekirjoittajat.

14. Säilytyksen päättymispäivä (Drive+ ominaisuus): Asiakirjalle lisätty metatieto. 

15. Henkilötiedot (Drive+ ominaisuus): Voit valita näkymääsi asiakirjoja, jotka

    a) eivät sisällä henkilötietoja

    b) sisältävät henkilötietoja tai

    c) sisältävät arkaluonteista henkilötietoja. 

Lisätietoa metatiedoista ja niiden tallentamisesta asiakirjalle. 

Näkymän luominen "Asiakirjat" osiosta

Voit myöskin luoda näkymän "Asiakirjat" osiosta käyttämiesi suodattimien avulla. Mikäli huomaat käyttäväsi samoja suodattimia useasti, on näistä järkevää tehdä näkymä itsellesi!

1. Kun olet "Asiakirjat" osiossa, ja olet valinnut haluamasi suodattimet, voit luoda ne sisältävän näkymän painamalla "<>Tallenna".

2. Tämän jälkeen nimeä näkymäsi ja paina "Tallenna".

    

   

3. Nyt löydät luomasi näkymän "Näkymät" osiosta ja pääkäyttäjät voivat muokata sitä halutessasi painamalla kolmea pistettä ja "Muokkaa näkymää".

Asiasanat: näkymät, arkistointi, suodatin, kansio