Docue Drive mahdollistaa asiakirjojen listaamisen ja kategorisoimisen kansioiden lisäksi myös erilaisten tunnistetietojen perusteella. Tunnistetietojen avulla suodatetut näkymät helpottavat asiakirjahallintaa ja asiakirjojen etsimistä palvelusta.
Näkymien käyttäminen
Näkymien avulla hallitset kootusti esimerkiksi asiakassopimusten tärkeät päivämäärät ja hinnankorotukset. Tallentamalla näkymiä saat kätevästi listattua kaikki haluamasi tunnistetiedon omaavat asiakirjat samaan näkymään. Näkymät ovat kaikkien Docue Drive -käyttäjin hyödynnettävissä. Kustomoitujen näkymien ja metatietojen luominen on mahdollista Docue Drive +-tilauksen avulla.
Haluatko helpottaa asiakirjahallintaasi ja kuulla lisää Docue Driven +-versiosta? Ota yhteyttä asiakastukeemme chatin tai sähköpostin välityksellä laittamalla viestiä osoitteeseen [email protected].
Kuka voi hyödyntää näkymiä?
Docue Drive +-tilin pääkäyttäjät voivat kätevästi luoda näkymiä erilaisia tilanteita varten. Näkymien avulla on helppo suodattaa esimerkiksi kaikki hinnankorotusta odottavat asiakirjat seuraavan puolen vuoden ajalta. Oman näkymänsä voi luoda esimerkiksi allekirjoituksia odottaville asiakirjoille, tietyn tyyppisille asiakirjoille tai tietyn nimisille asiakirjoille.
Tallennettu näkymä näkyy kaikille tilin käyttäjille, mutta asiakirjalistauksessa näkyvillä olevat asiakirjat voivat poiketa käyttäjien välillä käyttöoikeuksista riippuen. Käyttäjä näkee vain ne kansiot ja niihin tallennetut asiakirjat, joihin hänellä on oikeus.
Lisätietoa Käyttäjistä ja käyttöoikeuksista sekä kansioiden luomisesta.
Mikäli haluat suodattaa asiakirjoja näkymiksi eri suodattimien avulla, varmista, että olet tallentanut tarpeelliset metatiedot asiakirjoillesi.
Näkymän luominen "Näkymät" osiosta
1. Valitse aluksi Luo uusi näkymä vasemman reunan valikosta.
2. Nimeä näkymäsi, lisää halutut suodattimet ja lopuksi tallenna näkymä.
Suodattimet ja niiden merkitykset:
Tila: Onko asiakirja valmis, odottamassa allekirjoituksia vai keskeneräinen.
Asiakirjan luotipäivämäärä: Milloin asiakirja on luotu.
Asiakirjan nimi: Millä nimellä asiakirja on tallennettu palveluun.
Sopimuksen päivämäärä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu päivämäärä.
Sopimuksen alkamispäivä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu alkamispäivä.
Sopimuksen päättymispäivä: Sopimukselle metatiedoissa asetettu päättymispäivä.
Allekirjoituspäivämäärä: Milloin asiakirja on allekirjoitettu.
Asiakirjatyyppi: Mihin kategoriaan asiakirja kuuluu.
Kansio: Mihin kansioon asiakirja on tallennettu.
Tunnisteet: Mitä tunnisteita asiakirjalle on lisätty.
Osapuoli: Asiakirjalle määritellyt osapuolet eli allekirjoittajat.
Henkilötiedot: Voit valita näkymääsi asiakirjoja, jotka
a) eivät sisällä henkilötietoja
b) sisältävät henkilötietoja tai
c) sisältävät arkaluonteista henkilötietoja
3. Näkymät tallentuvat vasemman reunan valikkoon Näkymät-osion alle. Jatkossa löydät tarvitsemasi asiakirjat kätevästi tallennetuista näkymistä.
Näkymän luominen "Asiakirjat" osiosta
Voit myöskin luoda näkymän "Asiakirjat" osiosta käyttämiesi suodattimien avulla. Mikäli huomaat käyttäväsi samoja suodattimia useasti, on näistä järkevää tehdä myöskin näkymä itsellesi!
Kun olet "Asiakirjat" osiossa, ja olet valinnut haluamasi suodattimet, voit luoda ne sisältävän näkymän painamalla "<>Tallenna".
Tämän jälkeen nimeä näkymäsi ja paina "Tallenna".
3. Nyt löydät luomasi näkymän "Näkymät" osiosta ja voit muokata sitä halutessasi painamalla kolmea pistettä ja "Muokkaa näkymää".
Huom! Jos et saa suodatettua haluamaasi näkymää, varmista, että olet tallentanut tarpeelliset metatiedot asiakirjoihisi.
Asiasanat: näkymät, arkistointi, suodatin, kansio