Die Docue E-Signatur ist unter "Dokument unterschreiben" verfügbar.
Importiere die PDF-Datei, indem du auf "Durchsuchen" klickst oder die Datei in das Feld ziehst.
2. Nach dem Import können die Sprache und der Name des Dokuments geändert werden. Durch Klicken auf "Datei hinzufügen" können weitere Dokumente als Anhänge zu dem zu unterschreibenden Dokument hinzugefügt werden. Die maximale Dateigröße sollte 13 MB nicht überschreiten.
3. Füge die Parteien hinzu, die unterschreiben sollen. Informationen über die Parteien können entweder manuell ausgefüllt oder aus den gespeicherten Kontakten hinzugefügt werden. Die Signaturanfragen werden gemäß den von dir eingegebenen Informationen gesendet, d. h. wenn du nur eine E-Mail-Signaturanfrage senden möchtest, lasse das Feld für die Telefonnummer leer.
Du kannst die Sprache jeder einzelnen Einladung wählen und bei Bedarf eine personalisierte Nachricht hinzufügen. Wenn du möchtest, dass das fertige Dokument automatisch als Anhang an den Unterzeichner gesendet wird, wähle "Füge das ausgefüllte Dokument der E-Mail als Anhang bei". Wenn du das Dokument nicht als Anhang einfügen möchtest, erhält der Unterzeichner einen Link, über den er das fertige Dokument selbst herunterladen kann.
4. Wenn du möchtest, kannst du eine Reihenfolge für die Unterzeichner festlegen. Durch Festlegen einer bestimmten Reihenfolge werden die Signaturanfragen automatisch in der von dir gewählten Reihenfolge gesendet (sobald Gruppe 1 unterschrieben hat, erhält Gruppe 2 die Signaturanfrage). Gruppen werden durch Klicken auf die mit Pfeilen markierten "Clips" erstellt. Du kannst die Reihenfolge der Gruppen ändern, indem du die Unterzeichner nach oben und unten ziehst.
5. Über "Einstellungen" kannst du ein Fälligkeitsdatum festlegen, nach dem das Dokument gelöscht wird, wenn es nicht von allen Parteien unterschrieben wurde. Du kannst auch automatische Erinnerungen an diejenigen Parteien senden, die das Dokument noch nicht unterschrieben haben. Darüber hinaus kannst du weiterhin deinen Absendernamen (deinen Namen und den Firmennamen) bearbeiten, wenn du möchtest. Durch Hinzufügen einer Nachricht erhalten die Unterzeichner eine Mitteilung, sofern in der "Unterzeichner hinzufügen" - Option keine personalisierte Nachricht für sie festgelegt wurde.
Wähle "Weiter", wenn du bereit bist, das Dokument abzuschließen.
6. Wenn du eine Reihenfolge für die Unterzeichnung festgelegt hast, sendet die Plattform automatisch die Signaturanfragen in der von dir gewählten Reihenfolge, wenn du auf "Weiter" klickst. Wenn du keine Reihenfolge festgelegt hast, fragt die Plattform, ob du die Signaturanfragen automatisch oder manuell senden möchtest.
Wenn alle Parteien das Dokument unterschrieben haben, ändert es automatisch seinen Status auf "Abgeschlossen". Alle Parteien erhalten eine Nachricht mit einem Link zum Herunterladen des fertigen Dokuments (oder als E-Mail-Anhang, wenn diese Option gewählt wurde).
Unten siehst du, wie eine normale Signaturanfrage aussieht:
